Gestión del Tiempo y Priorización de Tareas
Introducción
En entornos laborales donde la presión por resultados es constante, la capacidad de priorizar correctamente las tareas y gestionar el tiempo de manera estratégica se convierte en una competencia clave para el éxito individual y organizacional. Hoy más que nunca, saber distinguir lo urgente de lo importante, manejar interrupciones de forma efectiva y estructurar el día de trabajo con enfoque y flexibilidad son habilidades fundamentales.
Este taller ha sido diseñado específicamente para fortalecer estas capacidades en equipos que manejan funciones gerenciales, administrativas, estratégicas y operativas, enfrentándose diariamente a múltiples demandas y cambios de prioridades. A través de herramientas prácticas y metodologías ágiles, los participantes desarrollarán su propio sistema de gestión del tiempo adaptado a su realidad laboral, mejorando su productividad, su capacidad de enfoque y su bienestar profesional.
Objetivo General
Desarrollar habilidades prácticas para la gestión efectiva del tiempo, priorización diaria de tareas, manejo de interrupciones y organización del trabajo en entornos de alta exigencia, utilizando herramientas y metodologías ágiles.
Público Objetivo
Colaboradores que manejan tareas gerenciales, administrativas, operativas y estratégicas, expuestos a múltiples demandas simultáneas y cambios constantes en la prioridad de actividades del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE).
Duración: Taller de 4 horas
Contenidos
1. ¿Cómo funciona nuestra mente frente al trabajo y la multitarea?
o Explicación breve sobre atención, concentración y desgaste mental.
o Mitos y realidades sobre el multitasking.
o Ejercicio práctico: Impacto del multitasking en la productividad.
2. Herramientas de priorización diaria
o Matriz de Eisenhower y priorización ABCD: Cómo distinguir entre tareas urgentes e importantes y cómo clasificar y asignar peso a las tareas según su impacto y consecuencias.
o Aplicación práctica de la matriz con casos reales del entorno laboral.
3. Buffers de Tiempo
o Importancia de dejar espacios de flexibilidad en la planificación diaria para manejar imprevistos y cambios de prioridad.
4. Técnicas rápidas de enfoque
o Técnicas Timeboxing y Pomodoro: Fragmentación del tiempo para aumentar la concentración o tareas extensas.
5.Organización visual de tareas: Tablero Kanban personal
o Introducción a la metodología Kanban para el trabajo individual.
o Creación de un tablero físico o digital para gestionar flujos de trabajo diarios.
6. Comunicación efectiva para priorizar tareas y gestión estratégica de interrupciones
o Estrategias de comunicación asertiva para clarificar prioridades, negociar tiempos de entrega y delegar tareas adecuadamente.
o Técnicas para evaluar y decidir cómo actuar frente a solicitudes imprevistas.
Metodología
● Explicaciones claras y prácticas.
● Actividades individuales y en grupo.
● Aplicación directa a ejemplos reales de los participantes.
● Espacios de reflexión para interiorizar conceptos.
Materiales
● Presentación (envío a representantes de la empresa)
● Plantillas para uso de herramientas
Facilitadora: Vivian Arias
Profesional con más de 15 años de experiencia liderando proyectos estratégicos, de innovación y transformación organizacional bajo enfoques ágiles.
Cuenta con una sólida trayectoria en la gestión de ecosistemas de emprendimiento, asesoría a PYMES y startups, impulsando el desarrollo de negocios a través de metodologías ágiles y prácticas de innovación continua.
Es Máster en Negocios Digitales, especialista en Gestión de la Innovación y Tecnología, y Administradora de Negocios con énfasis en Mercadeo.
Su enfoque combina la visión estratégica con la capacidad de ejecución efectiva, facilitando la implementación de proyectos adaptativos y orientados a resultados en entornos dinámicos y de alta exigencia.